انجام پروژه اسکن اسناد و مدارک (بایگانی دیجیتال)

اسکن اسناد و مدارک چیست ؟

اسکن اسناد و مدارک یکی از بهترین روش هایی می باشد که برای بهبود گردش کار، کاهش هزینه ها و مدرنیه سازی کردن شرکت ها از آن بسیار استفاده می شود.

فوایدی که در مورد اسکن اسناد وجود دارد دارد بسیار بی شمار و زیاد است. اما با این وجود اگر حداقل های آن را در نظر بگیرید باید بدانید که اسکن اسناد و مدارک بهره وری فعالیت کاری را تا حد بسیار زیادی افزایش می دهد و همچنین سود بیشتری برای افراد خواهد داشت.

هدف از تهیه آرشیو الکترونیکی

هدف از سامان‌دهی فیزیكی و الكترونیكی (اسکن اسناد) و به‌روزرسانی اسناد دستیابی به موارد ذیل است:

  • ایجاد سهولت در آرشیو، طبقه‌بندی و دسترسی به اسناد
  • كاهش حجم بایگانی و امكان ذخیره الكترونیكی اسناد
  • بالا بردن ایمنی اسناد در مقابل حوادث طبیعی و غیرطبیعی
  • حذف عملیات تكراری و غیرضروری در آرشیو نمودن اسناد
  • از بین رفتن مخاطرات ناشی از جابجایی اسناد و جلوگیری از گم شدن و بروز آسیب های فیزیکی احتمالی
  • فراهم آوردن امكان انواع جستجو بر روی متن اسناد ، فیلدهای اطلاعاتی و ساختار طبقه بندی اسناد
  • دسترسی به اطلاعات به‌روز شده با سرعت و سهولت از طریق بستر شبکه داخلی شركت و یا
  • درصورت تمایل از طریق سرویس‌دهنده وب با امكان تعریف سطوح مختلف امنیتی
  • امكان كنترل و نظارت مدیریت بر نحوه بایگانی و نحوه دسترسی كاربران مختلف به اسناد فنی
  • امكان تبادل اسناد به‌صورت الكترونیكی جهت افزایش سرعت دسترسی، سهولت در تكثیر با حفظ ایمنی و رعایت حدود دسترسی
  • افزایش كارایی مدیران در بررسی گزارش‌ها و تصمیم‌گیری‌های مقتضی بر اساس اطلاعات دسته‌بندی شده و به‌روز.

برون سپاری خدمات اسکن اسناد چه مزایایی دارد؟

مزایای اسکن اسناد و مدارک چیست ؟

  • دسترسی سریع به اسناد: دسترسی و جستجوی اسناد در سیستم آرشیو الکترونیکی بسیار سریع تر از سیستم سنتی است.
  • افزایش بهره وری: بالا رفتن سرعت دسترسی به اطلاعات سبب کاهش اتلاف زمان کاربران و افزایش بهره وری می شود.
  • امنیت بیشتر اطلاعات: نگهداری و طبقه بندی دسترسی اطلاعات در آرشیو الکترونیکی بسیار ایمن تر از اسناد کاغذی است. ضمناً می توان از کل آرشیو در چند محل مختلف پشتیبان تهیه نماییم.
  • کاهش فضای نگهداری اسناد: برای نگهداری اسناد کاغذی نیاز به فضای زیادی می باشد. این فضا در سیستم بایگانی الکترونیکی به اندازه یک کیس کامپیوتر است.
  • مدیریت و ساماندهی بهتر اسناد: مرتب سازی و ساماندهی اسناد در بایگانی الکترونیکی منعطف تر و آسان تر از سیستم کاغذی می باشد.
  • هزینه کمتر نگهداری: اسناد کاغذی برای نگهداری نیاز به صرف فضای زیاد و نیروی انسانی دارد که هر دوی این عوامل هزینه بر است. علاوه بر این هزینه های دیگری مانند سیستم اعلام و اطفای حریق و …. که برای حفظ اسناد لازم است را نیز خواهیم داشت که در بایگانی الکترونیکی این هزینه ها حذف خواهد شد.

پروسه اسکن اسناد و مدارک

قیمت اسکن اسناد

قیمت اسکن اسناد و مدارک بر اساس تعداد صفحه و نوع درخواست کارفرما محاسبه می شود. پارامترهایی که در تعیین تعرفه اسکن اسناد موثر است به شکل ذیل می باشد:

  • سایز کاغذ (A5، A4، A3 یا Mixed Size)
  • چه مراحلی از پروسه اسکن که در این صفحه ذکر شده مورد نیاز است. ممکن است برای برخی کارفرمایان مراحلی مورد نیاز نبوده یا توسط خود کارفرما اجرا شود.
  • محل اسکن اسناد (در محل کارفرما یا پیمانکار)
  • زمان مورد نیاز برای تحویل پروژه اسکن اسناد و مدارک
  • تعداد اوراق مورد نیاز برای اسکن
  • نوع و میزان سلامت اوراق (وابسته به سن و سلامت مدارک است)
  • نوع اسکن درخواستی ( اسناد بایگانی، نقشه، کتاب و … )

 

لطفاً برای اطلاع از هزینه و روش اسکن اسناد خود با کارشناسان شرکت تامین شتابان پارت به شماره 44840852 تماس بگیرید.

قیمت اسکن اسناد
سبد خرید
بازگشت به بالا